Специалист в договорном отделе / Офис-менеджер

- Осуществление обязательств по расходным/доходным договорам в ИСУ ИНФОРМ на условиях заключенного договора в системе SAP Logon 710;
- Контролирование исполнения договора;
- Своевременное предоставление первичных документов в бухгалтерию филиала;
- Своевременное извещение руководителя о сбоях в работе по исполнению договора;
- Выполнение служебных поручений;

Работа в SAP Logon 710;

Ведение электронного документаоборота. Работа с входящей (исходящей) документацией. Работа с Приказами, Распоряжениями. Подготовка проектов писем. Прием звонков. Подготовка необходимых документов, прием, учет, регистрация, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. Контроль качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству.
Контроль исполнения документов и поручений руководства, своевременное и качественное их исполнение. Прием посетителей. Распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов. Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе. Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников.
Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив.Организация командировок руководителя, заказ и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.Формирование дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив и другие служебные поручения руководителя.


Работа в программах: LOTUS Notes 8.5 (система электронного документооборота); 1С: Предприятие 8.2.

Работа с приказами, распоряжениями, входящей (исходящей) корреспонденцией. Введение информации в банк данных; Формирование дел в соответствии с номенклатурой, сдача в архив. Прием телефонных звонков. Организация встречи посетителей и гостей Компании. Заказ авиа- и железнодорожных билетов. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Регистрация дисконтных карт, ведение клиентской базы, обработка анкет, формирование отчетов по базе клиентов, восстановление дисконтных карт.

Прием, расчет и оформление заказа на изготовление печатной продукции, фольгирование, брошюрирование (переплет документов и презентаций), ламинирование. Проверка качества печати изготовленной продукции.