Специалист отдела кадров

Кадровое делопроизводство:
• размещение вакансий в СМИ, отбор кандидатов, проведение первичных собеседований на вакансии
• ведение табеля учета рабочего времени, табеля отпусков, формы Т-2, прием, увольнение, отпуска, больничные сотрудников.
• ведение журналов регистраций документов
• выдача заработной платы сотрудникам.

Финансовый и кредитный контроль:
• согласование заказов от клиентов или от торгового персонала по ассортименту, итоговой сумме заказа, способу доставки.
• Контроль состояния дебиторской задолженности по клиенту, определение
- Цены на продукцию
- Дополнительных скидок
- Формы оплаты
- Срока и суммы кредитования
• В случае имеющейся просроченной дебиторской задолженности принятие решения по отгрузке клиента, условий оплаты.
• Направление претензионных писем клиентам и передаче их в судебное разбирательство

Управление и контроль сотрудников:
• Контроль операторов: своевременная обработка заказа, создание первичного пакета документов на основании бланка заказа, качество технического исполнения заказов клиентов, передача документов на оплату и отпуск товара, формирование корректного прайс-листа.
• Контроль комплектации заказа складскими сотрудниками и подготовки к отгрузке клиенту
• Контроль торговых представителей по своевременной сдаче денежных средств в кассу предприятия, либо банк (региональные сотрудники)
• Контроль исполнения доставки заказов водителями - экспедиторами, своевременной отчетности по доверенностям на получение денежных средств от клиента и передаче их в кассу предприятия
__________

• соблюдение установленного документооборота, контроль возврата подписанных документов;
• брак, возврат и другие перемещения товара;
• взаимодействие с торговыми и региональными представителями по вопросам, связанными с обслуживанием клиентов, предоставление необходимой информации по клиентам;
• составление аналитических справок и отчетов;
• обеспечение обмена информации между головным офисом и структурным подразделением
• анализ товарного запаса на складе, при недостаточном товарном запасе формирование заказа на продукцию с центрального склада Компании на склад структурного подразделения.
• информирование торгового персонала структурного подразделения об изменениях ассортимента, новинках, рекламных материалах, маркетинговых акциях.
• работа с кассовым аппаратом.
• инкассация денежных средств.
• авансовая отчетность
• бюджетное планирование
• инвентаризация ТМЦ, ОС, ГП на складе.

• проведение первичной обработки почтовой документации, поступившей в адрес фирмы.
• сортировка входящих документов на регистрируемые и не регистрируемые, передача документов, не требующих регистрации, непосредственно специалистам фирмы.
• передача документов на рассмотрение руководителя.
• контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов. Информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины.
• контроль за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи, устранение неполадок
• обеспечение руководителя и сотрудников справочниками, бланками, бумагой и канцелярскими принадлежностями, организует их хранение, учет и рациональное использование.

- Организация и жизнеобеспечение работы офиса, сотрудников.
- Документооборот, делопроизводство.
- Организация рабочего дня руководителя.
- Постановка задач и контроль их выполнения сотрудниками.
- Организация необходимого обслуживания визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров.
- Консолидация данных в сводные отчеты для дальнейшего предоставления руководителю.
- Ведение деловой переписки, телефонных переговоров. Администрирование корпоративного сайта.
- Планирование, анализ и ведение бюджета расходов на офисные нужды.
- Бронирование гостиниц, авиа/жд билетов и др.
- Обработка первичной бухгалтерской документации, отчетность по мониторингам СМИ и др.

Обеспечение подготовки и организации работы офиса: осуществление руководства организацией рабочих мест персонала офиса, организация проверки офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса (освещение, вентиляции и температурный режим).
• Организация и контроль документооборота (в точ числе первичного бухгалтерского и кадрового), материалов, информации; делопроизводство, обработка корреспонденции, организация подписки периодических изданий; администрирование (тендерный отбор контрагента, согласование,подписание и т.д.) хозяйственных договоров, ведение телефонных и деловых переговоров .
• Планирование, анализ и ведение бюджета расходов на офисные нужды. Бронирование гостиниц, жд-/авиа- билетов.
• Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами (в т.ч. продукты питания, вода, медикаменты) и другими товарно-материальными ценностями (мебель, оборудование и др.), необходимыми для работы офиса (анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составление планов на канцтовары, расходные материалы и др., проверка наличия канцтоваров и расходных материалов).
• Организация приемки, хранение и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
• Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей оборудования вызывала специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

• Организация необходимого обслуживания визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
• Материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
• Консолидация данных в сводные отчеты для дальнейшего предоставления в центральный офис.
• Ведение деловой переписки. Администрирование корпоративного сайта.