Офис-менеджер

Должностные обязанности:
1 Заключение хозяйственных договоров (коммунальные услуги, услуги связи, IT);
2 Контроль коммунальных платежей по содержанию офиса;
3 Организация рабочих мест сотрудников (офисное оборудование, мебель, канцтовары и пр.);
4 Организация и обеспечение ежедневного питания сотрудников;
5 Организация закупки в рамках утвержденных лимитов и ведение учета расхода бытовой химии, средств гигиены, канцтоваров;
6 Регистрация путевых листов сотрудников;
7 Сбор и предоставление документов, подтверждающих факт осуществления затрат;
8 Контроль за содержанием легкового автопарка;
9 Организация соответствия деятельности ООО «ОПТАН-Уфа» требованиям законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, внутренних документов;
10 Организация подписки в ООО «ОПТАН-Уфа» на периодические издания, учет и контроль поступления подписных изданий;
11 Контроль за поддержанием чистоты в офисном помещении;
12 Контроль за обеспечением режима внутренней безопасности на охраняемых объектах ООО «ОПТАН-Уфа»;
13 Контроль за обеспечением сохранности материальных ценностей и имущества ООО «ОПТАН-Уфа»;
14 Контроль за обеспечением защиты жизни и здоровья сотрудников, клиентов и посетителей на объектах ООО «ОПТАН-Уфа».
15 Осуществление мероприятий по поиску кандидатов на имеющиеся вакансии (при отсутствии в штате специалиста по персоналу);
16 Проведение первичного собеседования с кандидатами;
17 Осуществление контроля рабочего времени сотрудников;
18 Формирование предложений по поощрению или наказанию сотрудников хозяйственной службы;
19 Контроль соблюдения трудовой дисциплины, а также иных норм и требований Компании сотрудниками хозяйственной службы;
20 Организация корпоративных мероприятий;
21 Формирование электронной базы по потенциальным сотрудникам;
22 Ведение кадрового делопроизводства сотрудников;
23 Анализ и контроль эффективности деятельности хозяйственной службы и его сотрудников;
24 Распределение функциональных обязанностей, ответственности и полномочий между сотрудниками, в том числе при временном отсутствии сотрудника;
25 Разработка проектов методологических и нормативных документов в рамках деятельности ООО «ОПТАН-Уфа»;
26 Подготовка проектов распорядительных документов по организации и улучшению деятельности;
27 Оптимизация документооборота внутри ООО «ОПТАН-Уфа»;
28 Прием и рассылка входящей офисной электронной почты;
29 Прием, регистрация и своевременная пересылки входящей, исходящей документации на бумажных носителях;
30 Оформление почтовых отправлений в профильные службы Компании;
31 Диспетчирование работы водителей легковых автомобилей филиала;
32 Прием входящих телефонных звонков;
33 Архивация документации;