Помощник руководителя, офис-менеджер

Прием и распределение телефонных звонков.
Регистрация входящих /исходящих документов.
Отправка/ получение почтовой корреспонденции+ сопутствующий контроль за своевременностью.
Ведение документооборота, в т.ч. работа с реестрами документов, контроль наличия документов и т.п.
Контроль и фиксация приказов и распоряжений директора.
Контроль исполнения документов и поручений директора.
Прием/обработка поступающий на рассмотрение директора документации.
Редактирование/составление служебных документов.
Своевременное оповещение ответственных лиц о поступившей в их адрес корреспонденции и звонках - передача информации без потерь и искажений.
Исполнение служебных поручений/задач разного уровня сложности.
Обеспечение рабочего места директора необходимыми средствами и создание условий эффективной работы.
Встреча гостей (посетителей).
Организация встреч, переговоров, совещаний (орг. вопросы + чай/кофе).
Обеспечение жизнедеятельности и функционирования офиса (канцтовары, чай, кофе, расходные материалы).

Выполнение работ по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
- Обработка поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения.
- Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники (орг. Техники).
- Ведение кадрового учета (табеля до 100 человек)
Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
- Отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
- Организация и проведение телефонных переговоров руководителя, обработка в его отсутствии полученной, информации и доведение до его сведения ее содержания.
- По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка отчетов авторам писем.
- Выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
- Осуществление контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.
- Организация приема посетителей. Выполнение отдельных служебных поручений руководителя. (бронировании авиа, ж/д билетов).

- Методы экономического анализа и учета показателей деятельности предприятия и его подразделений;
- организацию оперативного и статистического учета;
- экономику, организацию производства, труда и управления;
- осуществление мониторинга состоянии потребительского рынка по социально значимым товарам.

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- входящая/исходящая корреспонденция
- оформление командировочный удостоверений;
- ведение табеля учета рабочего времени.