Офис-менеджер

Регистрация организационно-распорядительной документации, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, факсов, подготовка приказов, распоряжений. Работа с орг. техникой. Работа в 1С 8, SAP Inform SSO. Закуп канц.товаров, воды, мебели. Руководство тех.персоналом.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе применения современных технических средств в работе с документами.
Разработка инструкции по ведению делопроизводства на предприятии.
Методическое руководство и инструктаж по вопросам делопроизводства в подразделениях.
Контроль соблюдения правил ведения делопроизводства в подразделениях.
Регистрация организационно-распорядительной документации через систему электронного документооборота (СЭД) Directum и своевременная их рассылка подразделениям через СЭД.
Контроль своевременного исполнения приказов, поручений и распоряжений руководителей предприятия.
Регистрация служебных записок, входящей и исходящей корреспонденции, факсов в СЭД Directum, своевременная их рассылка в подразделения.
Отправка исходящей корреспонденции по почте.
Оформление приказов о работе в выходные дни и сверхурочное время на основании служебных записок от подразделений.
Рассылка претензий в подразделения, которым предъявлены претензии и контроль прохождения претензий по инстанциям.
Оформление командировочных удостоверений руководителям и специалистам предприятия, регистрация приказов о направлении в командировки и представление копий приказов ежемесячно в бухгалтерию.
Заказ, бронирование, покупка авиа и ж/д билетов, бронирование гостиничных номеров для сотрудников, направляемых в командировку.
Обеспечение по заявкам руководителей предприятия и подразделений внутризаводским легковым транспортом.
Ведение отчетности по использованию средств, выделяемых на оплату услуг сотовой связи.
Обеспечение канцелярскими товарами подразделений предприятия по заявкам.
Исполнение заявок на изготовление визиток для руководителей и фирменных бланков предприятия.
Организация протокольных мероприятий (организация приема гостей и ведение клиентской базы предприятия).
Организация проведения совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий.
Организация приема и необходимого обслуживания лиц, прибывших в служебные командировки.
Обеспечение рационального использования выделенных финансовых средств.
Обеспечение служб сувенирной продукцией.
Планирование, учет, составление бюджета затрат Канцелярии.
Ведение телефонного справочника предприятия в электронной сети предприятия, своевременная его актуализация.
Своевременное представление установленной отчетности и необходимой информации подразделениям ОАО.
Своевременное представление установленной отчетности по мобильной связи в бухгалтерию.
Ведение протоколов совещаний и рассылка их руководителям.
Обеспечение учета, размножения, передачи, отправления, систематизации конфиденциальных документов, магнитных носителей, а также составление номенклатуры конфиденциальных дел.
Пришла на ОАО в 2007 на должность секретаря руководителя, уволилась с должности начальника канцелярии.

Работа с документацией (внутренний и внешний документооборот), прием телефонных звонков, жизнеобеспечение офиса, работа с офисной оргтехникой.

Регистрация организационно-распорядительной документации, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, факсов, оформление командировочных удостоверений работникам учреждения, регистрация приказов о направлении в командировки, подготовка приказов, распоряжений, ведение табеля учета рабочего времени. Работа с орг. техникой.