Помощник/ассистент руководителя( НВП БашИнком )
12 Сентября 2024
от 70 000 руб.
Город:
Уфа
Занятость:
Полная занятость
Компания "НВП БашИнком"
НВП «БашИнком» – одно из крупнейших биотехнологических предприятий России, СНГ и Европы ищет в свою команду бизнес-ассистента или, как говорят, «правую руку» заместителя директора предприятия. Который выполняет поручения своего руководителя, подчас играет роль заместителя директора, многие вопросы решает самостоятельно.
Функциональные обязанности:
Работа организационная (бездокументное обслуживание):
- планирование и организация рабочего графика руководителя, напоминание о встречах и задачах;
- прием и передача сообщений по каналам связи (whatsapp, e-mail и тому подобное);
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
- организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;
- подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов совещаний;
- знание и уверенное пользование офисными программами MS Office и ПК;
- организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- исполнение личных поручений.
Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):
- прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
- прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
- оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;
- контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
- докладывание об исполнении распоряжений руководства;
- копирование, сканирование, печать необходимых документов;
- ведение контрольно-регистрационной картотеки;
- ответственность за соблюдением конфиденциальности этой информации.
Ведение проектов руководителя;
Работа в CRM системе (ведение проектов, загрузка документации, постановка задач, контроль за сроками исполнения задач);
Умение максимально оперативно решать большинство вопросов.
Требования к личным качествам помощника руководителя:
Универсальность – способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстро меняющимся условиям деловой среды;
Грамотная речь – владение русским и иностранными языками (приветствуется), развитая речь и богатый словарный запас;
Коммуникабельность – нужно не просто любить общаться, а уметь выстраивать правильную коммуникацию с разными людьми, завоевывать доверие, тушить начинающуюся ссору, оставаться доброжелательным и внимательным в каждый момент времени;
Стрессоустойчивость – сохранять спокойствие и хладнокровие в непростых ситуациях, не поддаваться на эмоциональные вызовы;
Внимательность – у личного помощника должен быть «наметан глаз» на ошибки при оформлении и составлении документов;
Память – секретарские обязанности предполагают обработку больших объемов информации: это нормативные акты и законы, постоянно поступающие звонки, почта и сообщения. Нужно многое держать в голове: от ФИО клиентов и сотрудников, до состояния актуальных проектов;
Интеллект – хороший секретарь способен не ударить в грязь лицом в интеллектуальной беседе, продемонстрировать компетентность в технических, политических и социальных вопросах, проявить практическую сметку и быструю реакцию в нестандартных обстоятельствах, решать одновременно несколько задач;
Развитым эмоциональным интеллектом – личному помощнику приходится много общаться, поэтому крайне важно различать и контролировать свои чувственные реакции и также быть внимательным к чужим эмоциям;
Исполнительностью – в большинстве случаев от помощника требуется ответственное, добросовестное и четкое выполнение поручений, без попыток проявлять личную инициативу и самодеятельность;
Умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией – помощник имеет доступ к конфиденциальной информации, является доверенным лицом руководителя, подчас выполняющим личные поручения;
Эффективные коммуникации и информационная логистика – умение управлять информационными потоками, сортировать и ставить приоритеты;
Навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений – оптимальное, резервное и «кризисное» – на случай развития событий по нежелательному сценарию;
Свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное)
Права и ответственность личного помощника руководителя:
- получать информацию об изменениях и решениях начальства, касающихся его обязанностей;
- обращаться к руководителю с предложениями по усовершенствованию своей деятельности, закрепленной в инструкции;
- запрашивать в отделах и филиалах компании документацию и сведения, которые необходимы для решения оперативных задач в соответствии с функционалом;
- при возникновении трудностей с исполнением обязанностей и прав просить руководство о содействии.
Что мы предлагаем:
- График работы: 5/2, 9:00-18:00, сб/вск выходные дни;
- Официальное трудоустройство;
- Работа в новом уютном офисе БЦ «Капитал»;
- Полное обеспечение рабочим местом;
- Среднемесячный доход от 70 000 руб (оклад + премии);
- Стабильная система выплат 2 раза в месяц: аванс и расчет;
- Лояльная и открытая коммуникация, гибкость в решении вопросов;
- Возможность карьерного и финансового роста;
- Развитие в различных сферах.
Зарегистрируйтесь или войдите, чтобы открыть контакты работодателя
Прикрепите резюме для отклика
Уже с нами?
Войдите, чтобы отправить резюме
26 Сентября
Личный помощник руководителя( Кофейня Black Coffee (ИП Макаров Николай Анатольевич) )
Уфа
от 40 000 до 60 000 руб.
Компания "Кофейня Black Coffee (ИП Макаров Николай Анатольевич)" Обязанности: Выполнение поручений руководителя; Планирование и...
26 Сентября
Салават
от 25 000 руб.
Компания "Сайфутдинов Алексей Валерьевич" Обязанности: Помощь в ведении бизнеса и личном хозяйстве Выполнение различных поручений. Ведение...
27 Сентября
Помощник руководителя( Мальцева Д.С )
Стерлитамак
от 40 000 руб.
Компания "Мальцева Д.С" Обязанности: Ищем пoмощникa руководителя сети ПВЗ Озон. Пункты выдачи находятся в Стерлитамаке. всего 6 пунктов....
27 Сентября
Помощник руководителя( Айсберг )
Уфа
от 45 000 руб.
Компания "Айсберг" Обязанности: выполнение поручений руководителя; поиск информации в сети интернет; ведение переписки в соц.сетях (без...
25 Сентября
Уфа
от 40 000 руб.
Компания "БСС" Обязанности: Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню и завершению работы офиса в конце дня. Обеспечивать бесперебойную...
Вакансия размещена в отрасли